Qué resolvemos ·¿Cómo arreglo la forma en que decidimos?
Vanguard · Guiar
¿Sus reportes producen decisiones, o solo producen reuniones?
El comité recibe cuarenta páginas cada mes y sale sin decidir nada.
Que cada página de su reporte obligue a una decisión, o deje de producirse.
Reportes que DecidenEnviar esta página a quien decide
Le suena si
- En el comité se discute de dónde salió el número, no qué hacer con él.
- El comité dedica más tiempo a revisar el dato que a decidir con él.
- Una decisión llegó tarde aunque el dato ya estaba disponible.
Para usar hoy, sin contratar nada
La prueba de la decisión asociada. Tome su último paquete de comité y hágale esto página por página; en una hora sabe cuántas páginas de su paquete sostienen una decisión y cuántas no.
- Escriba al margen qué decisión sostiene esa página. Si no puede escribirla en una frase, la página no sostiene ninguna.
- Marque las que solo informan. Informar está bien, pero no en el paquete de decisión: van a un anexo que nadie tiene que leer en la reunión.
- Cuente cuántas quedan. En un comité típico, de cuarenta páginas sobreviven entre seis y ocho. Ese es su reporte real.
- Por cada indicador que sobrevive, pregunte quién lo define. Si dos áreas lo calculan distinto, ese indicador va a consumir la mitad de su próxima reunión.
El cambio que más rinde no cuesta nada. Ponga primero lo que exige acción y al final lo que es contexto. El reporte típico hace lo contrario y por eso las decisiones se toman en los últimos diez minutos.
Cómo lo resolvemos
El método, no la promesa.
- Se inventarían los reportes que circulan y se les pregunta qué decisión sostiene cada uno.
- Se descarta lo que no sostiene ninguna, con el visto bueno de quien lo recibía. Esta es la parte difícil y la que vale.
- Se rediseña alrededor de la decisión, no del área que produce el dato.
- Se escribe una sola definición por indicador, para que la discusión sobre la procedencia del número se acabe.
- Se ajusta después del primer comité real, porque el formato se prueba en la sala y no en el papel.
Qué recibe
- El diccionario de indicadores, con una definición por indicador.
- El reporte ejecutivo rediseñado, montado en la herramienta que ya usa.
- La lista de reportes descartados, con el visto bueno de quien los recibía.
- Una ronda de ajuste después del primer comité real con el formato nuevo.
La prueba que viene al caso
- Ocho años de revisiones mensuales de operación ante alta dirección en entorno regulado.
- Control estadístico de procesos y Six Sigma Black Belt.
- Dirección de una operación de 150 personas donde el reporte era el instrumento de gobierno, no un anexo.
Antes de contratar
Si el dato de origen está mal, ningún rediseño lo salva: en ese caso el hallazgo es ese y el trabajo siguiente es otro.
Esto se parece a un trabajo de diseño y no lo es: lo difícil no es cómo se ve la página, es decidir cuáles dejan de producirse. Esa decisión la sostiene quien presidió revisiones mensuales ante alta dirección durante ocho años.
De las páginas de su último paquete de comité, ¿cuántas puede asociar a una decisión concreta?
Si el problema es otro